Resumen
La integración de Wati con Google Sheets es una herramienta de automatización inteligente que conecta tus conversaciones de WhatsApp en Wati con tu gestión de datos en Google Sheets. Elimina la necesidad de entrada de datos manual, minimiza los errores y ahorra tiempo al transferir automáticamente datos estructurados de tus flujos de chat a la hoja de cálculo elegida.
Esta integración es ideal para generación de leads, soporte al cliente, encuestas y gestión de pedidos, convirtiendo las conversaciones interactivas de WhatsApp en datos organizados y utilizables.
Nota: Esta función es parte de las capacidades avanzadas del chatbot y está disponible para clientes en los planes Pro y Negocio de Wati.
Instrucciones
Cómo funciona
1. Conectar tu hoja de cálculo de Google
En el constructor de flujos de Wati, enlaza tu cuenta de Google y elige la hoja de cálculo y la hoja donde deseas enviar datos. Asigna tus variables de conversación (por ejemplo, @nombre, @correo electrónico, @opcion_seleccionada) a las columnas correspondientes en tu hoja.
2. Diseñar flujos de chat interactivos
Utiliza las herramientas de Wati, como botones, respuestas rápidas y bloques de preguntas, para recopilar información de los usuarios durante las conversaciones.
3. Automatizar la exportación de datos
Dispara la integración en cualquier punto de tu flujo, como después de que un usuario envíe un formulario o haga una selección. Wati agregará automáticamente los datos recopilados como una nueva fila en tu hoja de cálculo de Google configurada, alineando cada respuesta con la columna correcta.
4. Administrar y analizar tus datos
Tu hoja de cálculo de Google conectada sirve como una base de datos en vivo de toda la información recopilada. Úsala para analizar respuestas, segmentar leads, activar acciones de seguimiento o compartir informes instantáneamente con tu equipo.
Características clave
Sincronización bidireccional – Exporta datos desde Wati o busca datos desde Hojas para personalizar conversaciones.
Asignación de datos dinámica – Asigna variables de Wati (por ejemplo,
@nombre,@interés_de_producto) a columnas o celdas específicas en tu hoja.Actualizaciones en tiempo real – Captura automáticamente nuevas entradas a medida que los usuarios interactúan con tu número de WhatsApp.
Disparadores flexibles – Decide cuándo se deben enviar los datos: después de hacer clic en un botón, enviar un formulario o cualquier otro paso.
Autenticación sencilla – Conecta de forma segura varias cuentas de Google para administrar Hojas en diferentes dominios o clientes.
Casos de uso
Generación de leads – Recopila detalles de usuarios (nombre, información de contacto, preferencias) y agrégaselos automáticamente a una hoja de cálculo de "Leads".
Soporte al cliente – Captura solicitudes de soporte desde el chat y regístralas como tickets en una hoja para un seguimiento fácil.
Gestión de pedidos y reservas – Registra detalles de pedidos (producto, cantidad, dirección del cliente) directamente en tu hoja de gestión.
Encuestas y comentarios – Recopila respuestas de encuestas o sondeos y centraliza las mismas para análisis en tiempo real.
¿Por qué usar esta función?
Esta función es especialmente beneficiosa para:
Pequeñas empresas que no tienen el presupuesto para un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) completo.
Equipos que dedican mucho tiempo a la entrada de datos manual.
Organizaciones que buscan optimizar la recopilación de datos y reducir los costos operativos.
Lista de verificación antes de comenzar
Paso 1: Verifica la URL de inicio de sesión
Confirma la URL de inicio de sesión que estás utilizando.
Formato antiguo:
live-12345.wati.ioNuevo formato:
https://live.wati.io/12345/login
(Reemplaza12345con el ID de tu cuenta de Wati.)
Si estás conectado utilizando el formato antiguo:
Cierra la sesión de tu cuenta.
Vuelve a iniciar sesión utilizando el nuevo formato de URL.
Paso 2: Verifica el uso de la cuenta de Google
Nota: Una sola cuenta de Google solo puede estar conectada a una cuenta de Wati a la vez.
Comprueba si tu cuenta de Google ya está enlazada con otra cuenta de Wati.
Si lo está:
Ve a la página de aplicaciones conectadas de tu cuenta de Google.
Elimina la conexión existente de Wati.
Cómo conectar un chatbot a hojas de cálculo de Google
Sigue estos pasos para enlazar tu chatbot de Wati con hojas de cálculo de Google:
Agregar el Nodo de Hoja de Cálculo de Google
Abre tu chatbot en el constructor de chatbots de Wati.
Haz clic en el icono del nodo de Hoja de Cálculo de Google en el panel izquierdo para agregarlo al flujo del chatbot.
Configurar el Nodo de Hoja de Cálculo de Google
Haz clic en el menú de tres puntos en el nodo y selecciona Editar.
Conecta tu cuenta de Google haciendo clic en Iniciar sesión con Google.
Cuando se te pida, selecciona la cuenta de Gmail adecuada.
Revisa los detalles y haz clic en Continuar para proseguir.
Comprueba los permisos solicitados y permite que continúen con la conexión.
Nota: Es importante que selecciones Seleccionar todo para otorgar a Wati todas las autorizaciones de Google necesarias antes de continuar, para asegurar una conexión exitosa.
Haz clic en Seleccionar hoja de cálculo para elegir dónde deben guardarse los datos.
Selecciona la cuenta de Gmail donde se encuentra la hoja.
Después de seleccionar la cuenta de Gmail, verás tu Google Drive abierto donde puedes buscar y seleccionar las hojas de cálculo de Google que desees conectar.
Después de seleccionar la hoja de cálculo de Google, selecciona la hoja específica dentro de este archivo donde deben guardarse los datos.
Configurar opciones de inserción de datos: tienes dos opciones para agregar datos:
Insertar una nueva fila: Utiliza esta opción para agregar cada nueva entrada de datos como una fila separada. Puedes especificar variables que se almacenarán en columnas, asegurando que coincidan con las variables definidas en tu chatbot.
Actualizar una fila existente: Utilízala si los datos ya existen en la hoja. Define una columna de referencia (una columna existente en la hoja de cálculo) y especifica los valores que deben actualizarse.
¿Cuál es la diferencia entre utilizar variables de chatbot (@) y atributos de contacto ({{ }})?
El prefijo
@se utiliza para recopilar la entrada del usuario y almacenarla como una variable temporal del chatbot. Este valor se borra una vez que finaliza la sesión del chatbot.
El formato
{{ }}se utiliza para hacer referencia a atributos de contacto existentes, como{{nombre}},{{teléfono}}o cualquier atributo personalizado creado o actualizado utilizando el nodo Actualizar atributo. Estos atributos son permanentes, ya que se guardan en los contactos de Wati.
Ejemplo de configuración
Supongamos que tienes una hoja de cálculo con una columna llamada Equipo y deseas actualizarla dinámicamente:
Establece la columna de referencia en “Equipo”.
Define qué debe actualizarse cuando un usuario proporcione nueva información.
Ejemplo: Si la hoja de cálculo contiene “Sin Equipo”, cualquier nueva respuesta recibida a través del chatbot reemplazará este valor con la información actualizada.
Guardar tus ajustes Una vez que todos los campos estén configurados, haz clic en Guardar para finalizar la configuración.
¿Cómo funciona?
Cuando los usuarios interactúan con el chatbot, sus respuestas a botones o nodos de lista se recopilan y almacenan automáticamente en hojas de cálculo de Google. La configuración de @valor del chatbot asegura que los datos se alineen correctamente con las columnas de la hoja de cálculo.
Ejemplo de un chatbot en funcionamiento
Un nodo de botones se utiliza para recopilar datos.
El campo valor en el nodo se establece en
@equipo.El nodo de Hoja de Cálculo de Google captura este valor y actualiza la hoja de cálculo en consecuencia.
Probar tu configuración
Para probar si la integración funciona correctamente:
Envía el chatbot a un usuario a través de Buzón del equipo.
Configura una palabra clave de automatización para activar el chatbot cuando se utilice una frase específica.
Ejemplo: Si un usuario escribe, “Necesito ayuda con mi equipo”, la palabra clave equipo activa el chatbot.
Los datos se grabarán automáticamente en la hoja de cálculo de Google seleccionada.
Puedes compartir la hoja de cálculo con tu equipo para acceder en tiempo real. Con esta configuración, tu equipo puede recopilar, almacenar y acceder a datos de clientes sin entrada manual, mejorando la eficiencia y la precisión de los datos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Preguntas generales
1. ¿Qué es la integración de Wati con Google Sheets?
Es una función de automatización que conecta conversaciones de WhatsApp en Wati con Google Sheets, permitiéndote almacenar automáticamente datos estructurados de flujos de chat en una hoja de cálculo.
2. ¿Quién puede utilizar la integración con Google Sheets?
Esta función está disponible solo para clientes en los planes Pro y Negocio de Wati, como parte de las capacidades avanzadas del chatbot.
3. ¿Qué tipos de datos se pueden enviar a Google Sheets?
Puedes enviar datos recopilados a través de interacciones del chatbot, como nombres, direcciones de correo electrónico, selecciones de botones o listas, respuestas a encuestas, detalles de pedidos y otras variables del chatbot.
Configuración y conexión
4. ¿Necesito una URL de inicio de sesión específica antes de conectar Google Sheets?
Sí. Debes iniciar sesión utilizando el nuevo formato de URL: https://live.wati.io/{accountId}/login. Si estás conectado utilizando el formato antiguo, debes cerrar la sesión y volver a iniciarla con el nuevo formato.
5. ¿Puede una cuenta de Google estar conectada a varias cuentas de Wati?
No. Una sola cuenta de Google solo puede estar conectada a una cuenta de Wati a la vez. Si ya está enlazada en otra parte, debes eliminar la conexión existente antes de volver a conectarla.
6. ¿Qué permisos se requieren al conectar Google Sheets?
Debes permitir todos los permisos de Google solicitados durante la configuración. Seleccionar todos los permisos garantiza que la conexión sea exitosa y los datos se puedan escribir en la hoja de cálculo correctamente.
Manipulación y comportamiento de datos
7. ¿Cuál es la diferencia entre variables de chatbot (@) y atributos de contacto ({{ }})?
Las variables de chatbot (que utilizan @) almacenan la entrada del usuario temporalmente durante una sesión y se borran una vez que finaliza la sesión. Los atributos de contacto (que utilizan {{ }}) se almacenan de forma permanente en Wati y siguen disponibles para conversaciones futuras.
8. ¿Puedo insertar nuevos datos y actualizar filas existentes en una hoja de cálculo de Google?
Sí. Puedes elegir insertar cada interacción como una nueva fila o actualizar una fila existente definiendo una columna de referencia y especificando qué valores deben actualizarse.
Uso y solución de problemas
9. ¿Cómo puedo probar si la integración con Google Sheets funciona?
Puedes probarla activando el chatbot a través del Buzón del equipo o una palabra clave de automatización. Cuando un usuario interactúe con el chatbot, sus respuestas deberían aparecer automáticamente en la hoja de cálculo de Google conectada.