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Cómo recopilar datos con Google Sheets en Chatbots

Actualizado hace más de una semana

Resumen

La Integración de Wati con Google Sheets es una herramienta de automatización inteligente que conecta sus conversaciones de WhatsApp en Wati con su gestión de datos en Google Sheets. Elimina la necesidad de entrada de datos manual, minimizando errores y ahorrando tiempo al transferir automáticamente datos estructurados de sus flujos de chat a su hoja de cálculo elegida.

Esta integración es ideal para generación de leads, soporte al cliente, encuestas y gestión de pedidos, convirtiendo conversaciones interactivas de WhatsApp en datos organizados y susceptibles de ser actuados.

Nota: Esta función es parte de las capacidades avanzadas del chatbot y está disponible para clientes en los planes Pro y Business de Wati.

Instrucciones

¿Cómo funciona?

1. Conectar su hoja de Google

En el constructor de flujos de Wati, vincule su cuenta de Google y elija la hoja de cálculo y la hoja donde desea enviar los datos. Asocie sus variables de conversación (por ejemplo, @nombre, @correo electrónico, @opción seleccionada) con las columnas correspondientes en su hoja.

2. Diseñar flujos de chat interactivos

Utilice las herramientas de Wati, como botones, respuestas rápidas y bloques de preguntas, para recopilar información de los usuarios durante las conversaciones.

3. Automatizar la exportación de datos

Active la integración en cualquier punto de su flujo, como después de que un usuario envíe un formulario o realice una selección. Wati agrega automáticamente los datos recopilados como una nueva fila en su hoja de Google configurada, alineando cada respuesta con la columna correcta.

4. Administrar y analizar sus datos

Su hoja de Google conectada sirve como una base de datos en vivo de toda la información recopilada. Úsela para analizar respuestas, segmentar leads, activar acciones de seguimiento o compartir informes de inmediato con su equipo.

Características clave

  • Sincronización bidireccional – Exportar datos de Wati o recuperar datos de Hojas para personalizar conversaciones.

  • Asignación de datos dinámica – Asignar variables de Wati (por ejemplo, @nombre, @interés del producto) a columnas o celdas específicas en su hoja.

  • Actualizaciones en tiempo real – Capturar automáticamente nuevas entradas a medida que los usuarios interactúan con su número de WhatsApp.

  • Disparadores flexibles – Decidir cuándo se deben enviar los datos: después de hacer clic en un botón, enviar un formulario o cualquier otro paso.

  • Autenticación sencilla – Conectar de forma segura varias cuentas de Google para administrar hojas en diferentes dominios o clientes.

Casos de uso

  • Generación de leads – Recopilar detalles de usuarios (nombre, información de contacto, preferencias) y agregarlos automáticamente a una hoja de cálculo llamada “Leads”.

  • Soporte al cliente – Capturar solicitudes de soporte desde el chat y registrarlas como tickets en una hoja para un seguimiento fácil.

  • Gestión de pedidos y reservas – Registrar detalles de pedidos (producto, cantidad, dirección del cliente) directamente en su hoja de gestión.

  • Encuestas y comentarios – Recopilar respuestas de encuestas y centralizarlas para análisis en tiempo real.

¿Por qué usar esta función?

Esta función es especialmente beneficiosa para:

  • Pequeñas empresas que no tienen el presupuesto para un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) completo.

  • Equipos que dedican mucho tiempo a la entrada de datos manual.

  • Organizaciones que buscan optimizar la recopilación de datos y reducir los costos operativos.

Lista de verificación antes de comenzar

Paso 1: Confirmar su URL de inicio de sesión

Asegúrese de que esté utilizando la URL de inicio de sesión correcta.

  • Formato antiguo: live-12345.wati.io

  • Formato nuevo: https://live.wati.io/12345/login (reemplace 12345 con su ID de cuenta de Wati)

Si aún está utilizando el formato antiguo:

  • Cierre su sesión de la cuenta

  • Inicie sesión nuevamente utilizando el nuevo formato de URL

Paso 2: Verificar la conexión de su cuenta de Google

Nota: Una cuenta de Google solo se puede vincular a una cuenta de Wati a la vez.

Verifique si su cuenta de Google ya está conectada a otra cuenta de Wati.

Si es así:

  • Abra la página de Aplicaciones conectadas de su cuenta de Google

  • Elimine la conexión existente de Wati

Paso 3: Solucionar problemas de conexión

Si aún se producen problemas:

  • Desconecte la cuenta de Google del nodo de Google Sheets en el flujo de trabajo del chatbot de Wati

  • Vaya a la configuración de su cuenta de Google → Acceso de aplicaciones de terceros, y elimine la autorización de Wati

  • Vuelva a conectar su cuenta de Google para establecer una conexión nueva

Cómo conectar un chatbot a hojas de Google

Siga estos pasos para vincular su chatbot de Wati con Hojas de Google: asegúrese de usar Google Chrome, ya que es recomendado para la compatibilidad óptima con Wati.

  • Agregar el nodo de Hoja de Google

    • Abra su chatbot en el constructor de chatbot de Wati.

    • Haga clic en el icono del nodo Hojas de Google en el panel izquierdo para agregarlo al flujo del chatbot.

  • Configurar el nodo de Hoja de Google

  • Haga clic en el menú ⋮ (tres puntos) en el nodo y seleccione Editar.

  • Conecte su cuenta de Google haciendo clic en Iniciar sesión con Google.

  • Cuando se le solicite, seleccione la cuenta de Gmail adecuada.

  • Revise los detalles y haga clic en Continuar para proceder.

  • Verifique los permisos solicitados y permita que continúen con la conexión.

Nota: Es importante que seleccione Seleccionar todo para conceder a Wati todos los permisos de Google requeridos antes de continuar, para asegurar una conexión exitosa. Wati solo utiliza permisos de lectura y escritura, y no elimina ningún dato, a pesar de agrupar opciones de lectura, escritura y eliminación en el mismo ámbito de configuración de Google.

  • Haga clic en Seleccionar hoja de cálculo para elegir dónde se almacenarán los datos.

  • Seleccione la cuenta de Gmail donde se almacena la hoja.

  • Después de seleccionar la cuenta de Gmail, verá su Google Drive abierto, donde podrá buscar y seleccionar las hojas de Google que desee conectar.

  • Después de seleccionar la hoja de Google, seleccione la hoja específica dentro de este archivo donde se deben guardar los datos.

  • Configurar las opciones de inserción de datos: tiene dos opciones para agregar datos:

    • Insertar una nueva fila: Utilice esta opción para agregar cada nueva entrada de datos como una fila separada. Puede especificar variables que se almacenarán en columnas, asegurándose de que coincidan con las variables definidas en su chatbot.

    • Actualizar una fila existente: Utilícela si los datos ya existen en la hoja. Defina una columna de referencia (una columna existente en la hoja de cálculo) y especifique los valores que se deben actualizar.

¿Cuál es la diferencia entre variables de chatbot (@) y atributos de contacto ({{ }})?

  • El prefijo @ se utiliza para recopilar la entrada del usuario y almacenarla como una variable de chatbot temporal. Este valor se borra una vez que finaliza la sesión del chatbot.

  • El formato {{ }} se utiliza para hacer referencia a atributos de contacto existentes, como {{nombre}}, {{teléfono}} o cualquier atributo personalizado creado o actualizado mediante el nodo Actualizar atributo. Estos atributos son permanentes, ya que se almacenan en los contactos de Wati.

Configuración de ejemplo

Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una columna llamada Equipo y desea actualizarla dinámicamente:

  • Establezca la columna de referencia en “Equipo”.

  • Defina qué debe actualizarse cuando un usuario proporcione nueva información.

  • Ejemplo: Si la hoja de cálculo contiene “Sin equipo”, cualquier nueva respuesta recibida a través del chatbot reemplazará este valor con la información actualizada.

Guardar la configuración Una vez configurados todos los campos, haga clic en Guardar para finalizar la configuración.

¿Cómo funciona?

Cuando los usuarios interactúan con el chatbot, sus respuestas a los botones o nodos de lista se recopilan y almacenan automáticamente en las Hojas de Google. La configuración @valor del chatbot garantiza que los datos se alineen correctamente con las columnas de la hoja de cálculo.

Ejemplo de un chatbot funcional

  • Un nodo de botones se utiliza para recopilar datos.

  • El campo de valor en el nodo se establece en @equipo.

  • El nodo de Hoja de Google capture este valor y actualice la hoja de cálculo en consecuencia.

Probar la configuración

Para probar si la integración funciona correctamente:

  • Envíe el chatbot a un usuario a través de Bandeja de entrada del equipo.

  • Configure una palabra clave de automatización para activar el chatbot cuando se utilice una frase específica.

    • Ejemplo: Si un usuario escribe “Necesito ayuda con mi equipo”, la palabra clave equipo activa el chatbot.

  • Los datos se grabarán automáticamente en la hoja de cálculo de Google seleccionada.

  • Puede compartir la hoja de cálculo con su equipo para acceder en tiempo real. Con esta configuración, su equipo puede recopilar, almacenar y acceder a los datos del cliente de forma fluida, mejorando la eficiencia y la precisión de los datos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Preguntas generales

1. ¿Qué es la Integración de Wati con Google Sheets?

Es una función de automatización que conecta sus conversaciones de WhatsApp en Wati con Google Sheets, transfiriendo automáticamente los datos recopilados a una hoja de cálculo sin entrada manual.

2. ¿Para qué puedo usar esta integración?

Puede usarla para la generación de leads, el soporte al cliente, las encuestas, la gestión de pedidos o cualquier flujo de trabajo donde deba capturar y organizar los datos del chat.

3. ¿En qué planes está disponible esta función?

Esta función está disponible en los planes Pro y Business de Wati como parte de las capacidades avanzadas del chatbot.

Configuración y configuración

4. ¿Cómo conecto mi hoja de Google a Wati?

En el constructor de flujos o en el constructor de chatbot, agregue el nodo de Hoja de Google, inicie sesión con su cuenta de Google, seleccione su hoja de cálculo y hoja, y asigne las variables del chatbot a las columnas correctas.

5. ¿Cuándo se envían los datos a la hoja de cálculo?

Puede activar la exportación en cualquier paso del flujo, como después de la presentación de un formulario, el clic en un botón o la respuesta de un usuario, y cada envío se agrega o actualiza automáticamente.

6. ¿Puedo agregar nuevas filas o actualizar filas existentes?

Sí, puede elegir insertar cada respuesta como una nueva fila o actualizar una fila existente utilizando una columna de referencia.

Datos y comportamiento

7. ¿Cuál es la diferencia entre variables de chatbot (@) y atributos de contacto ({{ }})?

Las variables de chatbot (@) almacenan temporalmente la entrada del usuario durante una sesión, mientras que los atributos de contacto ({{ }}) almacenan datos permanentes guardados en el registro de contacto.

8. ¿Actualiza la integración los datos en tiempo real?

Sí, las respuestas se capturan y se agregan a la hoja de cálculo de Google conectada a medida que los usuarios interactúan con su chatbot.

Requisitos y solución de problemas

9. ¿Hay límites de conexión o requisitos de configuración?

Cada cuenta de Google solo se puede vincular a una cuenta de Wati a la vez, se recomienda Google Chrome, y si se producen problemas, desconecte y vuelva a conectar la cuenta de Google o elimine la autorización de Wati antes de intentarlo nuevamente.

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