Resumen
La Integración de Wati con Google Sheets es una herramienta de automatización inteligente que conecta tus conversaciones de WhatsApp en Wati con tu gestión de datos en Google Sheets. Elimina la necesidad de entrada de datos manual, minimizando errores y ahorrando tiempo al transferir automáticamente datos estructurados de tus flujos de chat a tu hoja de cálculo elegida.
Esta integración es ideal para generación de leads, soporte al cliente, encuestas y gestión de pedidos, convirtiendo conversaciones interactivas de WhatsApp en datos organizados y acciones.
Nota: Esta función es parte de las capacidades avanzadas del chatbot y está disponible para clientes en los planes Pro y Negocios de Wati.
Instrucciones
¿Cómo funciona?
1. Conecta tu hoja de Google
En el constructor de flujos de Wati, enlaza tu cuenta de Google y selecciona la hoja de cálculo y la hoja donde deseas enviar los datos. Asigna tus variables de conversación (por ejemplo, @nombre, @correo electrónico, @opción seleccionada) a las columnas correspondientes en tu hoja.
2. Diseña flujos de chat interactivos
Utiliza las herramientas de Wati, como botones, respuestas rápidas y bloques de preguntas, para recopilar información de los usuarios durante las conversaciones.
3. Automatiza la exportación de datos
Dispara la integración en cualquier punto de tu flujo, como después de que un usuario envíe un formulario o haga una selección. Wati agrega automáticamente los datos recopilados como una nueva fila en tu hoja de Google configurada, alineando cada respuesta con la columna correcta.
4. Gestiona y analiza tus datos
Tu hoja de Google conectada sirve como una base de datos en vivo de toda la información recopilada. Úsala para analizar respuestas, segmentar leads, desencadenar acciones de seguimiento o compartir informes instantáneamente con tu equipo.
Características clave
Sincronización bidireccional – Exporta datos desde Wati o recupera datos desde Hojas para personalizar conversaciones.
Asignación de datos dinámicos – Asigna variables de Wati (por ejemplo,
@nombre,@interés del producto) a columnas o celdas específicas en tu hoja.Actualizaciones en tiempo real – Captura automáticamente nuevas entradas a medida que los usuarios interactúan con tu número de WhatsApp.
Disparadores flexibles – Decide cuándo se deben enviar los datos: después de un clic en un botón, la presentación de un formulario o cualquier otro paso.
Autenticación sencilla – Conecta de forma segura múltiples cuentas de Google para administrar Hojas en diferentes dominios o clientes.
Casos de uso
Generación de leads – Recopila detalles de los usuarios (nombre, información de contacto, preferencias) y agréguelos automáticamente a una hoja de "Leads".
Soporte al cliente – Captura solicitudes de soporte desde el chat y regístralas como tickets en una Hoja para un seguimiento fácil.
Gestión de pedidos y reservas – Registra detalles de los pedidos (producto, cantidad, dirección del cliente) directamente en tu hoja de gestión.
Encuestas y comentarios – Recopila respuestas de encuestas o comentarios y centralícelas para su análisis en tiempo real.
¿Por qué usar esta función?
Esta función es especialmente beneficiosa para:
Pequeñas empresas que no tienen el presupuesto para un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) completo.
Equipos que dedican mucho tiempo a la entrada de datos manual.
Organizaciones que buscan racionalizar la recopilación de datos y reducir los costos operativos.
¿Cómo conectar un chatbot a Hojas de Google?
Sigue estos pasos para vincular tu chatbot de Wati con Hojas de Google:
Agrega el nodo de Hoja de Google
Abre tu chatbot en el constructor de chatbots de Wati.
Haga clic en el icono del nodo de Hoja de Google en el panel izquierdo para agregarlo al flujo del chatbot.
Configura el nodo de Hoja de Google
Haga clic en el menú de tres puntos en el nodo y seleccione Editar.
Conecta tu cuenta de Google haciendo clic en Iniciar sesión con Google.
Cuando se le solicite, seleccione la cuenta de Gmail adecuada.
Revise los detalles y haga clic en Continuar para proceder.
Verifique los permisos solicitados y permítales para continuar con la conexión.
Nota: Es importante que seleccione Seleccionar todo antes de continuar para asegurarse de que sea una conexión exitosa.
Haga clic en Seleccionar hoja de cálculo para elegir dónde se deben almacenar los datos.
Seleccione la cuenta de Gmail donde se encuentra la hoja.
Después de seleccionar la cuenta de Gmail, verá su Google Drive abierto donde puede buscar y seleccionar las Hojas de Google que desee conectar.
Después de seleccionar la Hoja de Google, seleccione la hoja específica dentro de este archivo donde se deben guardar los datos.
Configura las opciones de inserción de datos: tiene dos opciones para agregar datos:
Insertar una nueva fila: Agrega cada nueva entrada de datos como una fila separada. Puede especificar variables que se almacenarán en columnas, asegurándose de que coincidan con las variables definidas en su chatbot.
Actualizar una fila existente: Use esta opción si los datos ya existen en la hoja. Defina una columna de referencia (una columna existente en la hoja de cálculo) y especifique los valores que se actualizarán.
¿Cuál es la diferencia entre usar variables de chatbot (@) y atributos de contacto (##{{ }})?
El prefijo
@se utiliza para recopilar la entrada del usuario y almacenarla como una variable temporal del chatbot. Este valor se borra una vez que finaliza la sesión del chatbot.
El formato
##{{ }}se utiliza para hacer referencia a atributos de contacto existentes, como##{{nombre}},##{{teléfono}}o cualquier atributo personalizado creado o actualizado utilizando el nodo Actualizar atributo. Estos atributos son permanentes, ya que se almacenan en los contactos de Wati.
Ejemplo de configuración
Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una columna llamada Equipo y desea actualizarla dinámicamente:
Establezca la columna de referencia en "Equipo".
Defina qué se debe actualizar cuando un usuario proporciona nueva entrada.
Ejemplo: Si la hoja de cálculo contiene "Sin equipo", cualquier respuesta nueva recibida a través del chatbot reemplazará este valor con la información actualizada.
Guarda tus configuraciones Una vez que todos los campos estén configurados, haga clic en Guardar para finalizar la configuración.
¿Cómo funciona?
Cuando los usuarios interactúan con el chatbot, sus respuestas a botones o nodos de lista se recopilan y almacenan automáticamente en Hojas de Google. La configuración de @valor del chatbot garantiza que los datos se alineen correctamente con las columnas de la hoja de cálculo.
Ejemplo de un chatbot en funcionamiento
Un nodo de botones se utiliza para recopilar datos.
El campo de valor en el nodo se establece en
@equipo.El nodo de Hoja de Google captura este valor y actualiza la hoja de cálculo en consecuencia.
Prueba de tu configuración
Para probar si la integración funciona correctamente:
Envíe el chatbot a un usuario a través de Buzón del equipo.
Configure una palabra clave de automatización para desencadenar el chatbot cuando se utilice una frase específica.
Ejemplo: Si un usuario escribe "Necesito ayuda con mi equipo", la palabra clave equipo desencadena el chatbot.
La información recopilada se registrará automáticamente en la Hoja de Google configurada.
Puede compartir la hoja de cálculo con su equipo para acceder en tiempo real. Con esta configuración, su equipo puede recopilar, almacenar y acceder a datos de los clientes sin entrada manual, mejorando la eficiencia y la precisión de los datos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Preguntas generales
1. ¿Qué es la integración de Wati con Google Sheets?
La Integración de Wati con Google Sheets es una herramienta de automatización que conecta tus conversaciones de WhatsApp en Wati con tus Hojas de Google. Elimina la necesidad de entrada de datos manual trasfiriendo automáticamente datos estructurados de tus flujos de chat a una hoja de cálculo elegida.
2. ¿Quién puede beneficiarse de usar esta integración?
Esta integración es ideal para pequeñas empresas, equipos de soporte y organizaciones que desean racionalizar la recopilación de datos, reducir el trabajo manual y gestionar leads, pedidos, encuestas o solicitudes de clientes de forma eficiente.
3. ¿Está la integración de Google Sheets incluida en el plan regular de Wati?
No, la integración de Google Sheets es una función adicional y se factura por separado del plan regular de Wati.
Configuración y configuración
4. ¿Cómo conecto mi chatbot a Google Sheets?
Para conectar su chatbot:
Abra su chatbot en el constructor de chatbots de Wati.
Agregue el nodo de Hoja de Google desde el panel izquierdo.
Haga clic en el menú de tres puntos en el nodo y seleccione Editar.
Conecta su cuenta de Google y elija la hoja de cálculo y la hoja donde se deben almacenar los datos.
Asigne variables de Wati (como @nombre o @correo electrónico) a las columnas de la hoja de cálculo correspondientes.
Guarde sus configuraciones.
5. ¿Cuáles son las opciones de inserción de datos disponibles?
Puede elegir entre dos opciones:
Insertar una nueva fila: Agrega cada nueva entrada de datos como una fila separada en la hoja de cálculo.
Actualizar una fila existente: Modifica los datos existentes en función de una columna de referencia, como actualizar una columna "Equipo" cuando se recibe nueva entrada del usuario.
6. ¿Puedo conectar varias cuentas de Google?
Sí, puede conectar de forma segura varias cuentas de Google para administrar Hojas en diferentes dominios o clientes.
Características y funcionalidad
7. ¿Cuáles son las características clave de la integración?
Las características clave incluyen:
Sincronización bidireccional: Envía datos desde Wati a Hojas o recupera datos desde Hojas para personalizar conversaciones.
Asignación de datos dinámicos: Hace coincidir variables de Wati con columnas o celdas específicas.
Actualizaciones en tiempo real: Captura nuevas entradas automáticamente a medida que los usuarios interactúan con su número de WhatsApp.
Disparadores flexibles: Elija cuándo se envían los datos, como después de la presentación de un formulario o clics en botones.
Autenticación sencilla: Conexión rápida y segura de la cuenta de Google.
8. ¿Cómo captura Wati los datos de las conversaciones de WhatsApp?
Durante las conversaciones, Wati recopila las entradas del usuario a través de botones, respuestas rápidas o bloques de preguntas. Estas respuestas se asignan a las columnas de la hoja de cálculo y se agregan automáticamente como nuevas filas o se utilizan para actualizar filas existentes.
9. ¿Puedo recuperar datos de Google Sheets en Wati?
Sí, con la sincronización bidireccional, puede recuperar datos de Google Sheets para personalizar respuestas de chat o prellenar información durante las interacciones de los usuarios.
10. ¿Qué permisos solicita la aplicación durante la autenticación?
La aplicación solicita los siguientes ámbitos de la API de Google para acceder y administrar sus archivos de forma segura:
./auth/drive.file– permite el acceso a archivos creados o abiertos por la aplicación en Google Drive../auth/spreadsheets– permite que la aplicación vea y edite Hojas de Google.
Pruebas y solución de problemas
11. ¿Cómo puedo probar si mi integración funciona correctamente?
Para probar:
Implemente el chatbot a través de Buzón del equipo o desencadénelo mediante una palabra clave de automatización.
Haga que un usuario interactúe con él proporcionando respuestas.
Verifique que los datos recopilados aparecen en las columnas correctas de su Hoja de Google configurada.
12. ¿Qué debo hacer si los datos no aparecen en mi Hoja de Google?
Verifique lo siguiente:
Asegúrese de que su cuenta de Google esté conectada correctamente.
Confirme que el nombre de la hoja de cálculo y la hoja coincidan con la configuración.
Verifique que sus variables en Wati coincidan con los encabezados de las columnas de la hoja de cálculo.
Vuelva a guardar la configuración del nodo de Hoja de Google.
Casos de uso
13. ¿Cuáles son algunos de los usos comunes de la integración de Wati con Google Sheets?
Los casos de uso comunes incluyen:
Generación de leads: Recopilar detalles de los clientes y almacenarlos en una hoja de "Leads".
Soporte al cliente: registrar solicitudes de soporte desde el chat para un seguimiento fácil.
Gestión de pedidos o reservas: registrar detalles de los pedidos automáticamente.
Encuestas y comentarios: recopilar y analizar respuestas en tiempo real.
14. ¿Cómo ayuda esta integración a mejorar la eficiencia?
Al automatizar el traspaso de datos entre Wati y Hojas de Google, los equipos eliminan la entrada manual, reducen los errores y obtienen acceso en tiempo real a datos estructurados para análisis, informes y acciones de seguimiento.
Otros recursos
15. ¿Tiene Wati una política de privacidad?
Sí, Wati tiene una política de privacidad dedicada que explica cómo se recopila, utiliza y protege los datos de los usuarios. Puede revisarla en el sitio web oficial de Wati para comprender las prácticas de manejo de datos y privacidad de la empresa.