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瞭解內建自動化規則:不在辦公室 (OOO) 和歡迎訊息

總結

Wati 包含 2 個開箱即用的內建自動化規則,可協助您即時回應收到的 WhatsApp 訊息 — 一個用於歡迎訊息,另一個用於下班時間回覆。在本篇文章中,您將了解每個規則的運作方式、觸發時機及其功能,讓您能保持回應效率並從容管理客戶對話。

操作說明

內建(預設)規則簡介

當您註冊 Wati 時,您的帳戶中會預先設定好兩個內建規則:

  • WA Out of Office Rule (下班回覆規則)

  • WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

這些規則旨在根據訊息是在您的工作時間內還是工作時間外到達,自動進行回應。

注意:若要在 Wati 中建立或管理規則,請前往 Automations (自動化) 並點擊 Rules (規則)

重要提示

  • 這兩個內建規則 — WA Out of Office (下班回覆)WA Welcome Message (歡迎訊息) — 皆為免費使用,並已預先配置在您的 Wati 帳戶中。

  • 預設情況下,這些規則的狀態為關閉 (Off)。如果您想使用它們,可以將狀態切換為開啟 (On)

  • 您可以點擊 Working hours setting (工作時間設定) 來調整您的營業時間。

歡迎訊息與下班回覆規則現支援所有傳入訊息類型

歡迎訊息 (Welcome Message)下班回覆 (Out of Office) 規則使用 New WhatsApp message is received (收到新 WhatsApp 訊息) 觸發器。此觸發器現在適用於所有類型的傳入訊息,而不僅僅是純文字。

因此,透過發送圖片、語音訊息或文件來開啟對話的客戶,現在也可以收到您的歡迎訊息或下班回覆。

若要使任一規則僅對文字訊息進行回應:

  • 前往 Automation > Rules (自動化 > 規則) 並開啟該規則。

  • 點擊 Add a Filter (新增篩選器),或對現有的篩選器區塊點擊 Edit (編輯)

  • Filter by (篩選依據) 下,選擇 Incoming message contains media (傳入訊息包含媒體)

  • 選擇 Does not contain media (不包含媒體)

  • 儲存該規則。

修改或自訂內建規則

  • 您可以自訂這些規則中的訊息內容,但無法變更其他設定(如觸發器或篩選器)。您也無法刪除內建規則。

  • 如果您需要更高的靈活性,可以建立新的自訂規則。這些規則將根據您的使用量計費

1. WA Out of Office Rule (下班回覆規則)

此規則可協助您處理在定義的工作時間外到達的訊息。

何時觸發?

當收到新的 WhatsApp 訊息滿足以下所有條件時,該規則會被觸發:

  • 時間戳記不在您定義的工作時間內

  • 聯絡人發起新對話

  • 沒有關鍵字規則與該訊息匹配

注意:點擊 Working hours setting (工作時間設定) 以根據需要調整您的營業時間。

它會執行什麼動作?

觸發後,規則會發送已配置的回應。您應該會在 Action (動作) 下看到以下配置。

  • Action Type (動作類型) 下,您將看到 - Send Message (發送訊息)

  • Message Type (訊息類型) 下,回覆將以純文字發送。

  • Choose from library (從庫中選擇) 下,您將看到 - WA Out of Office 訊息。

應用場景範例:使用下班回覆規則時

場景:您的支援團隊工作時間為週一至週五,09:00 至 18:00。一位客戶在週六 14:30 發送 WhatsApp 訊息詢問訂單追蹤相關問題。

發生什麼事:WA Out of Office Rule 被觸發,因為該訊息是在工作時間外送達。客戶會收到一則自動回覆,例如:

感謝您的來信!我們的團隊目前已下班。我們的工作時間為週一至週五,09:00 至 18:00。我們將在上班後儘速回覆您。

這能在無需真人客服的情況下,讓客戶隨時掌握進度並建立預期。

2. WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

此規則用於在聯絡人於您工作時間內聯繫時,發送自動化歡迎訊息。

何時觸發?

當收到新的 WhatsApp 訊息滿足以下所有條件時,該規則會被觸發:

  • 時間戳記位於您定義的工作時間內

  • 聯絡人發起新對話

  • 沒有關鍵字規則與該訊息匹配

注意:點擊 Working hours setting (工作時間設定) 以根據需要調整您的營業時間。

它會執行什麼動作?

觸發後,規則會發送已配置的回應。您應該會在 Action (動作) 下看到以下配置。

  • Action Type (動作類型) 下,您將看到 - Send Message (發送訊息)

  • Message Type (訊息類型) 下,回覆將以純文字發送。

  • Choose from library (從庫中選擇) 下,您將看到 - WA Welcome 訊息。

這些預設規則確保了及時且相關的回應,無需人工介入。您可以自訂這些規則,或視需要新增其他規則,以更符合您的業務需求。

應用場景範例:使用歡迎訊息規則時

場景:一位新客戶在週二 10:00(您的工作時間內)聯繫您的業務,詢問關於產品功能的問題。

發生什麼事:WA Welcome Message Rule 被觸發,因為該訊息是在工作時間內送達,且為新對話。客戶會收到一則自動歡迎訊息,例如:

您好!👋 感謝您聯繫我們。我們的團隊成員將很快為您服務。在此期間,歡迎隨時參考我們的常見問題:[連結]

這能在客戶等待真人回應的同時,建立良好的第一印象。

常見問題 (FAQs)

總覽

1. Wati 提供哪些內建自動化規則?

Wati 提供兩個內建自動化規則:WA Out of Office RuleWA Welcome Message Rule。這些規則根據訊息是否在定義的工作時間內或外到達,自動回應收到的 WhatsApp 訊息。

2. 內建的 WA Out of Office 與 WA Welcome Message 規則是免費的嗎?

是的。WA Out of Office RuleWA Welcome Message Rule 可免費使用,並已預先配置在 Wati 帳戶中。

3. 內建規則預設是開啟的嗎?

不是。WA Out of Office RuleWA Welcome Message Rule 預設狀態皆為 Off (關閉)。您必須將規則轉為 On (開啟) 才能使用。

4. 如何調整內建規則所使用的工作時間?

點擊 Working hours setting (工作時間設定) 以調整您的營業時間。WA Out of Office Rule 會使用這些時間來判斷訊息是否於工作時間外到達,而 WA Welcome Message Rule 則用此來判斷訊息是否於工作時間內到達。

訊息類型

5. 歡迎訊息與下班回覆規則是否適用於文字以外的訊息?

是的。歡迎訊息與下班回覆規則所使用的 New WhatsApp message is received (收到新 WhatsApp 訊息) 觸發器,現在適用於所有類型的傳入訊息,包含圖片、語音訊息及文件

6. 如何設定讓歡迎訊息或下班回覆規則僅對文字訊息進行回應?

Automation > Rules (自動化 > 規則) 下開啟規則,然後新增或編輯篩選器。在 Filter by (篩選依據) 下選擇 Incoming message contains media (傳入訊息包含媒體),選擇 Does not contain media (不包含媒體),然後儲存規則。

WA Out of Office Rule (下班回覆規則)

7. WA Out of Office Rule 何時觸發?

WA Out of Office Rule 在滿足以下所有條件時觸發:

  • 收到新 WhatsApp 訊息。

  • 訊息時間戳記不在定義的工作時間內。

  • 聯絡人發起新對話。

  • 沒有關鍵字規則與訊息匹配。

8. WA Out of Office Rule 觸發後會做什麼?

WA Out of Office Rule 會將配置好的回應以文字訊息形式發送。其預設動作使用庫中的 WA Out of Office message

WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

9. WA Welcome Message Rule 何時觸發?

WA Welcome Message Rule 在滿足以下所有條件時觸發:

  • 收到新 WhatsApp 訊息。

  • 訊息時間戳記在定義的工作時間內。

  • 聯絡人發起新對話。

  • 沒有關鍵字規則與訊息匹配。

10. WA Welcome Message Rule 觸發後會做什麼?

WA Welcome Message Rule 會將配置好的回應以文字訊息形式發送。其預設動作使用庫中的 WA Welcome message

自訂

11. 我可以自訂或刪除內建自動化規則嗎?

您可以自訂內建規則的訊息內容,但無法變更其觸發器或篩選器。您也無法刪除內建規則。如果您需要更多靈活性,可以建立自訂規則,這將根據使用量進行收費。

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