跳至主要內容

瞭解內建自動化規則:不在辦公室 (OOO) 與歡迎訊息

總結

Wati 內建了 2 個現成的自動化規則,協助您即時回覆傳入的 WhatsApp 訊息——一個用於歡迎訊息,另一個用於非辦公時間回覆。在本篇文章中,您將了解每個規則的運作方式、觸發時機及其功能,讓您能隨時保持互動並自信地管理客戶對話。

操作說明

內建(預設)規則簡介

當您註冊 Wati 時,您的帳戶中已預先設定了兩個內建規則:

  • WA Out of Office Rule (非辦公時間規則)

  • WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

這些規則旨在根據訊息是在您的工作時間內還是工作時間外傳入,自動進行回覆。

內建規則可以像其他規則一樣在您的規則 (Rules) 列表中上下移動,但無法刪除。當多個規則使用相同的觸發條件時,它們會按照在規則 (Rules) 頁面上顯示的順序執行。

注意:如需在 Wati 中建立或管理規則,請前往自動化 (Automations) 並點擊規則 (Rules)。

重要提示

  • 這兩個內建規則——WA Out of Office 和 WA Welcome Message——均可免費使用,並已預先配置在您的 Wati 帳戶中。

  • 預設情況下,這些規則的狀態設定為關閉 (Off)。若要使用它們,請將狀態切換為開啟 (On)。

  • 您可以點擊工作時間設定 (Working hours setting),根據需要調整您的營業時間。

歡迎訊息和非辦公時間規則現已支援所有類型的傳入訊息

歡迎訊息 (Welcome Message) 和 非辦公時間 (Out of Office) 規則使用收到新的 WhatsApp 訊息 (New WhatsApp message is received) 作為觸發條件。此觸發條件現在適用於所有類型的傳入訊息,而不僅限於純文字。

因此,若客戶透過傳送圖片、語音備忘錄或文件來開啟對話,現在也能收到您的歡迎訊息或非辦公時間回覆。

若要讓任一規則僅針對文字訊息進行回覆:

  • 前往自動化 (Automation) > 規則 (Rules) 並開啟該規則。

  • 點擊新增篩選器 (Add a Filter),或點擊現有篩選區塊上的編輯 (Edit)。

  • 在篩選依據 (Filter by) 下,選擇傳入訊息包含媒體 (Incoming message contains media)。

  • 選擇不包含媒體 (Does not contain media)。

  • 儲存規則。

修改或自訂內建規則

  • 您可以自訂這些規則中的訊息內容,但無法更改其他設定(如觸發條件或篩選器)。您也無法刪除內建規則。

  • 如果您需要更高的靈活性,可以建立新的自訂規則。這些規則將根據您的使用量計費。

1. WA Out of Office Rule (非辦公時間規則)

此規則可協助您處理在您定義的工作時間外傳入的訊息。

觸發時機為何?

當收到新的 WhatsApp 訊息且滿足以下所有條件時,將觸發此規則:

  • 時間戳記不在您定義的工作時間內

  • 聯絡人發起新對話

  • 沒有關鍵字規則符合該訊息

注意:點擊工作時間設定 (Working hours setting) 以根據需要調整您的營業時間。

採取什麼動作?

一旦觸發,該規則會傳送設定好的回覆。您應該會在動作 (Action) 下方看到以下配置。

  • 在動作類型 (Action Type) 下,您將看到「傳送訊息 (Send Message)」。

  • 在訊息類型 (Message Type) 下,回覆會以「文字 (Text)」形式傳送。

  • 在從資料庫中選擇 (Choose from library) 下,您將看到「WA Out of Office」訊息。

使用案例範例:何時使用非辦公時間規則

情境:您的支援團隊工作時間為週一至週五,09:00 至 18:00。一位客戶在週六 14:30 傳送 WhatsApp 訊息詢問訂單追蹤事宜。

結果:因為訊息是在您的工作時間外傳入,WA Out of Office Rule 被觸發。客戶收到一則自動回覆,例如:

「感謝您的聯繫!我們團隊目前不在辦公室。我們的服務時間為週一至週五,09:00 至 18:00。我們將在恢復上班後盡快回覆您。」

這能讓客戶隨時獲得資訊並建立期望,而無需真人客服在場。

2. WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

此規則用於在聯絡人於您工作時間內聯繫時,傳送自動化歡迎訊息。

觸發時機為何?

當收到新的 WhatsApp 訊息且滿足以下所有條件時,將觸發此規則:

  • 時間戳記在您定義的工作時間內

  • 聯絡人發起新對話

  • 沒有關鍵字規則符合該訊息

注意:點擊工作時間設定 (Working hours setting) 以根據需要調整您的營業時間。

採取什麼動作?

一旦觸發,該規則會傳送設定好的回覆。您應該會在動作 (Action) 下方看到以下配置。

  • 在動作類型 (Action Type) 下,您將看到「傳送訊息 (Send Message)」。

  • 在訊息類型 (Message Type) 下,回覆會以「文字 (Text)」形式傳送。

  • 在從資料庫中選擇 (Choose from library) 下,您將看到「WA Welcome」訊息。

這些預設規則確保了及時且相關的回覆,無需人工費心。您可以根據業務需求自訂這些規則,或視需要新增規則。

使用案例範例:何時使用歡迎訊息規則

情境:一位新客戶在週二 10:00(您的工作時間內)傳送訊息詢問您的產品功能。

結果:因為訊息是在工作時間內傳入,且為新對話,WA Welcome Message Rule 被觸發。客戶收到一則自動歡迎訊息,例如:

「你好!👋 感謝您與我們聯繫。我們團隊的一員將很快回覆您。在此期間,歡迎查看我們的常見問題解答:[連結]」

這有助於在客戶等待真人回應的同時,留下良好的第一印象。

常見問題 (FAQs)

一般概述

1. Wati 提供哪些內建自動化規則?

Wati 提供兩個內建自動化規則:WA Out of Office Rule 和 WA Welcome Message Rule。這些規則會根據訊息是在您定義的工作時間內還是工作時間外傳入,自動回覆 WhatsApp 訊息。

2. 內建的 WA Out of Office 和 WA Welcome Message 規則是免費的嗎?

是的。WA Out of Office Rule 和 WA Welcome Message Rule 是免費使用的,並已預先配置在 Wati 帳戶中。

3. 內建規則預設是開啟的嗎?

不是。WA Out of Office Rule 和 WA Welcome Message Rule 預設為關閉 (Off)。您必須將規則切換為開啟 (On) 才能使用。

4. 如何調整內建規則使用的工作時間?

點擊工作時間設定 (Working hours setting) 以調整您的營業時間。非辦公時間規則會使用此時間來判斷訊息何時在工作時間外傳入,而歡迎訊息規則則用它來判斷訊息何時在工作時間內傳入。

訊息類型

5. 歡迎訊息和非辦公時間規則是否適用於非文字訊息?

是的。歡迎訊息和非辦公時間規則所使用的收到新的 WhatsApp 訊息 (New WhatsApp message is received) 觸發條件現在適用於所有類型的傳入訊息,包括圖片、語音備忘錄和文件。

6. 如何讓歡迎訊息或非辦公時間規則僅回覆文字訊息?

在自動化 (Automation) > 規則 (Rules) 下開啟該規則,然後新增或編輯一個篩選器。在篩選依據 (Filter by) 下,選擇傳入訊息包含媒體 (Incoming message contains media),選擇不包含媒體 (Does not contain media),然後儲存規則。

WA Out of Office Rule (非辦公時間規則)

7. WA Out of Office Rule 何時觸發?

當滿足以下所有條件時,將觸發 WA Out of Office Rule:

  • 收到新的 WhatsApp 訊息。

  • 訊息時間戳記在定義的工作時間之外。

  • 聯絡人發起新對話。

  • 沒有關鍵字規則符合該訊息。

8. WA Out of Office Rule 觸發時會做什麼?

WA Out of Office Rule 會以文字訊息形式發送預先配置好的回覆。其預設動作會使用資料庫中的 WA Out of Office message (非辦公時間訊息)。

WA Welcome Message Rule (歡迎訊息規則)

9. WA Welcome Message Rule 何時觸發?

當滿足以下所有條件時,將觸發 WA Welcome Message Rule:

  • 收到新的 WhatsApp 訊息。

  • 訊息時間戳記在定義的工作時間之內。

  • 聯絡人發起新對話。

  • 沒有關鍵字規則符合該訊息。

10. WA Welcome Message Rule 觸發時會做什麼?

WA Welcome Message Rule 會以文字訊息形式發送預先配置好的回覆。其預設動作會使用資料庫中的 WA Welcome message (歡迎訊息)。

自訂

11. 我可以自訂或刪除內建自動化規則嗎?

您可以自訂內建規則的訊息內容,但無法更改其觸發條件或篩選器。您也無法刪除內建規則。如果您需要更高的靈活性,可以建立自訂規則,這類規則將根據使用量計費。

是否回答了您的問題?