Cómo buscar o filtrar conversaciones en Team Inbox

Resumen

Wati proporciona filtros para ayudarle a encontrar y organizar rápidamente las conversaciones en su Bandeja de entrada de equipo (Team Inbox). Puede filtrar las conversaciones por estado del chat, mensajes no leídos, operadores asignados, equipos, etiquetas, atributos personalizados, rango de fechas, estado de respuesta y otros criterios.

Esta guía explica los filtros disponibles, cómo buscar conversaciones y cómo aplicar y guardar filtros para un acceso rápido.

Instrucciones

Vistas de chat disponibles

Puede filtrar las conversaciones en su Bandeja de entrada de equipo utilizando las siguientes vistas.

Vistas generales

• Todos los chats — Muestra todos los contactos en su bandeja de entrada.

• Chats activos — Muestra las conversaciones nuevas, abiertas o pendientes.

• Campañas — Muestra las conversaciones donde se envió al menos un mensaje de campaña.

• Sin asignar — Muestra los contactos que no han sido asignados a un operador.

• No leídos — Muestra las conversaciones con mensajes sin leer.

• Últimas 24 horas — Muestra las conversaciones que estuvieron activas en las últimas 24 horas.

• Asignados a mí — Muestra los contactos asignados al operador que ha iniciado sesión.

• Solo favoritos — Muestra los contactos marcados como favoritos.

Vistas basadas en estado

• Nuevo — Muestra las conversaciones con el estado Nuevo.

• Abierto — Muestra las conversaciones activas con el estado Abierto.

• Pendiente — Muestra las conversaciones con el estado Pendiente.

• Resuelto — Muestra las conversaciones con el estado Resuelto.

• Caducado — Muestra las conversaciones caducadas.

• Chats bloqueados — Muestra las conversaciones que han sido bloqueadas.

Buscar conversaciones

La barra de búsqueda de la Bandeja de entrada de equipo le permite encontrar conversaciones utilizando diferentes campos de búsqueda.

• Todos — Busca en mensajes, nombres de contacto y números de teléfono.

• Teléfono o nombre — Busca contactos por su nombre o número de teléfono.

• Mensajes — Busca palabras clave específicas en los mensajes de chat.

Campos de búsqueda disponibles según la vista

Los campos de búsqueda disponibles dependen de la vista de la Bandeja de entrada de equipo:

• Todos los canales — Mensajes, Nombre, Teléfono y nombre de usuario de Instagram.

• WhatsApp — Nombre o Teléfono y Mensajes.

Seleccione el campo de búsqueda adecuado al buscar un contacto específico. Por ejemplo, seleccione Teléfono al buscar por número de teléfono y Nombre al buscar por nombre de contacto.

Ordenar conversaciones

Puede ordenar las conversaciones en la Bandeja de entrada de equipo seleccionando un orden en el menú Ordenar por.

• Más recientes primero — Muestra las conversaciones activas más recientes en la parte superior.

• Más antiguas primero — Muestra las conversaciones más antiguas en la parte superior.

Esto es útil cuando desea priorizar las conversaciones que llevan mucho tiempo esperando o concentrarse primero en la actividad más reciente.

Filtros avanzados

Puede refinar aún más las conversaciones utilizando filtros avanzados.

• Atributos — Filtra utilizando información de contacto predefinida como estado, Permitir campaña, Permitir SMS, nombre y número de teléfono.

• Atributo personalizado — Filtra utilizando un atributo de contacto personalizado específico.

• Asignado a — Filtra por el operador asignado. Puede seleccionar varios operadores.

• Estado — Filtra por el estado actual de la conversación.

• Equipo — Filtra por el equipo asignado. Puede seleccionar varios equipos.

• Etiqueta — Filtra utilizando etiquetas específicas. Puede seleccionar varias etiquetas.

• Nombre de la campaña — Filtra las conversaciones por un nombre de campaña específico.

• Rango de fechas — Filtra las conversaciones que estuvieron activas dentro de un rango de fechas seleccionado.

• Estado de respuesta — Filtra según si una conversación ha recibido una respuesta de un agente. Seleccione Respondido o Sin responder.

Acerca del filtro "Sin responder"

El filtro Sin responder muestra las conversaciones que esperan una respuesta de un agente humano. Tenga en cuenta el siguiente comportamiento:

• Las conversaciones resueltas se eliminan de la lista Sin responder incluso si ningún agente respondió.

• Las respuestas de bots no cuentan como una respuesta. Solo la respuesta de un operador humano elimina una conversación de la lista.

• Enviar un mensaje de plantilla manualmente desde la Bandeja de entrada de equipo cuenta como una respuesta y elimina la conversación de la lista Sin responder.

• Los operadores asignados a un equipo solo ven las conversaciones que no han sido respondidas dentro de sus equipos asignados.

Cómo aplicar un filtro

• Haga clic en el icono de Filtro en el panel superior izquierdo de la Bandeja de entrada de equipo.

• Seleccione el tipo de filtro que desea utilizar.

• Configure el filtro según sus criterios seleccionados.

• Opcional: Seleccione Guardar como filtro personalizado para guardar el filtro para uso futuro.

• Introduzca un nombre para el filtro.

• Seleccione un nivel de visibilidad.

• Si seleccionó Visible para agentes seleccionados, elija con qué agentes compartirlo.

• Haga clic en Aplicar para guardar el filtro.

La Bandeja de entrada de equipo mostrará las conversaciones que coincidan con sus criterios de filtro seleccionados.

Guardar como filtro personalizado

Al guardar un filtro, puede controlar quién lo ve mediante la configuración de visibilidad.

Opciones de visibilidad

Visibilidad por rol

• Los Administradores pueden utilizar las tres opciones de visibilidad.

• Los Operadores solo pueden utilizar Visible para mí y Visible para todos.

El filtro guardado aparecerá en la barra lateral de su Bandeja de entrada de equipo según la configuración de visibilidad que eligió.

Filtrar conversaciones usando etiquetas

• Abra la Bandeja de entrada de equipo.

• Haga clic en el icono de Filtro en el panel superior izquierdo.

• Seleccione Etiqueta.

• Seleccione una o más etiquetas para filtrar.

• Haga clic en Aplicar.

La Bandeja de entrada de equipo mostrará las conversaciones que coincidan con las etiquetas seleccionadas.

Preguntas frecuentes (FAQs)

Vistas y búsqueda en la Bandeja de entrada de equipo

1. ¿Qué vistas de chat están disponibles en la Bandeja de entrada de equipo de Wati?

La Bandeja de entrada de equipo de Wati proporciona varias vistas para ayudar a organizar las conversaciones:

• Todos los chats: Muestra todos los contactos en su bandeja de entrada.

• Chats activos: Muestra las conversaciones nuevas, abiertas o pendientes.

• Campañas: Muestra las conversaciones donde se envió al menos 1 mensaje de campaña.

• Sin asignar: Muestra los contactos no asignados a un operador.

• No leídos: Muestra las conversaciones con mensajes sin leer.

• Últimas 24 horas: Muestra las conversaciones activas en las últimas 24 horas.

• Asignados a mí: Muestra los contactos asignados al operador que ha iniciado sesión.

• Solo favoritos: Muestra los contactos marcados como favoritos.

• Nuevo, Abierto, Pendiente, Resuelto, Caducado y Chats bloqueados: Muestran las conversaciones con el estado correspondiente.

2. ¿Qué campos de búsqueda están disponibles en la Bandeja de entrada de equipo?

Los campos de búsqueda disponibles dependen de la vista seleccionada:

• Todos: Busca en mensajes, nombres de contacto y números de teléfono.

• Teléfono o nombre: Busca contactos por nombre o número de teléfono.

• Mensajes: Busca palabras clave en los mensajes de chat.

• Todos los canales: Admite Mensajes, Nombre, Teléfono y nombre de usuario de Instagram.

• WhatsApp: Admite Nombre o Teléfono y Mensajes.

3. ¿Qué filtros avanzados puedo usar en la Bandeja de entrada de equipo?

Puede filtrar las conversaciones utilizando los siguientes criterios:

• Atributos: Información de contacto predefinida, incluyendo estado, Permitir campaña, Permitir SMS, nombre y número de teléfono.

• Atributo personalizado: Un atributo de contacto personalizado específico.

• Asignado a: Operadores asignados.

• Estado: Estado actual de la conversación.

• Equipo: Equipos asignados.

• Etiqueta: Etiquetas específicas.

• Nombre de la campaña: Un nombre de campaña específico.

• Rango de fechas: El período en el que las conversaciones estuvieron activas.

• Estado de respuesta: Si un agente ha respondido, usando Respondido o Sin responder.

Los filtros Asignado a, Equipo y Etiqueta admiten la selección de múltiples valores.

Estado de respuesta y filtros personalizados

4. ¿Cómo funciona el filtro "Sin responder" en la Bandeja de entrada de equipo?

El filtro Sin responder muestra las conversaciones que esperan una respuesta de un agente humano. Las respuestas de los bots no cuentan como respuestas de agente, pero la respuesta de un operador humano elimina una conversación de la lista Sin responder. Enviar manualmente un mensaje de plantilla desde la Bandeja de entrada de equipo también cuenta como una respuesta. Las conversaciones resueltas se eliminan de la lista Sin responder incluso si ningún agente respondió. Los operadores asignados a un equipo solo pueden ver las conversaciones sin responder dentro de sus equipos asignados.

5. ¿Cómo puedo ordenar las conversaciones en la Bandeja de entrada de equipo?

El menú Ordenar por ofrece 2 opciones:

• Más recientes primero: Muestra las conversaciones activas más recientemente en la parte superior.

• Más antiguas primero: Muestra las conversaciones más antiguas en la parte superior.

6. ¿Puedo guardar filtros personalizados y quién puede verlos?

Sí. Puede guardar filtros para uso futuro y elegir su visibilidad:

• Visible para mí: Solo usted puede ver el filtro. Los administradores no pueden verlo en su barra lateral.

• Visible para agentes seleccionados: Usted y los agentes seleccionados pueden ver el filtro. Los administradores también pueden verlo.

• Visible para todos: Todos los operadores en su cuenta de Wati pueden ver el filtro.

Los administradores pueden utilizar las 3 opciones de visibilidad. Los operadores pueden utilizar Visible para mí y Visible para todos, pero no pueden seleccionar Visible para agentes seleccionados.