Summary
La Integración de Wati con Hojas de Cálculo de Google es una herramienta de automatización inteligente que conecta tus conversaciones de WhatsApp en Wati con tu gestión de datos en Hojas de Cálculo de Google. Elimina la necesidad de introducir datos manualmente, minimizando errores y ahorrando tiempo al transferir automáticamente datos estructurados de tus flujos de conversación a la hoja de cálculo elegida.
Esta integración es ideal para generación de leads, atención al cliente, encuestas y gestión de pedidos, transformando las conversaciones interactivas de WhatsApp en datos organizados y prácticos.
Esta función forma parte de las capacidades avanzadas del chatbot y está disponible para los clientes de los planes Pro y Business de Wati.
Instructions
Cómo funciona
1. Conecta tu Hoja de Cálculo de Google
En el Constructor de Flujos de Wati, vincula tu cuenta de Google y elige la hoja de cálculo y la hoja donde deseas enviar los datos. Asigna tus variables de conversación (por ejemplo, @name, @email, @selected_option) a las columnas correspondientes en tu hoja.
2. Diseña flujos de conversación interactivos
Utiliza las herramientas de Wati, como botones, respuestas rápidas y bloques de preguntas, para recopilar información de los usuarios durante las conversaciones.
3. Automatiza la exportación de datos
Activa la integración en cualquier punto de tu flujo, como después de que un usuario envíe un formulario o realice una selección. Wati agrega automáticamente los datos recopilados como una nueva fila en tu Hoja de Cálculo de Google configurada, alineando cada respuesta con la columna correcta.
4. Administra y analiza tus datos
Tu Hoja de Cálculo de Google conectada funciona como una base de datos en vivo de toda la información recopilada. Utilízala para analizar respuestas, segmentar clientes potenciales, activar acciones de seguimiento o compartir informes instantáneamente con tu equipo.
Características clave
Sincronización bidireccional – Exporta datos de Wati u obtén datos de Hojas de Cálculo para personalizar conversaciones.
Asignación de datos dinámica – Asigna las variables de Wati (por ejemplo,
@name,@product_interest) a columnas o celdas específicas en tu hoja.Actualizaciones en tiempo real – Captura automáticamente nuevas entradas a medida que los usuarios interactúan con tu número de WhatsApp.
Desencadenantes flexibles – Decide cuándo se deben enviar los datos, después de hacer clic en un botón, enviar un formulario o cualquier otro paso.
Autenticación sencilla – Conecta de forma segura varias cuentas de Google para administrar Hojas de Cálculo en diferentes dominios o clientes.
Casos de uso
Generación de clientes potenciales – Recopila detalles de los usuarios (nombre, información de contacto, preferencias) y agrégalos automáticamente a una hoja de cálculo de “Clientes Potenciales”.
Atención al cliente – Captura las solicitudes de soporte del chat y regístralas como tickets en una Hoja de Cálculo para un seguimiento fácil.
Gestión de pedidos y reservas – Registra los detalles del pedido (producto, cantidad, dirección del cliente) directamente en tu hoja de gestión.
Encuestas y comentarios – Recopila respuestas de encuestas o sondeos y centralízalas para su análisis en tiempo real.
¿Por qué usar esta función?
Esta función es especialmente beneficiosa para:
Pequeñas empresas que no tienen el presupuesto para un sistema completo de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM).
Equipos que dedican mucho tiempo a la introducción manual de datos.
Organizaciones que buscan optimizar la recopilación de datos y reducir los costos operativos.
Cómo conectar un chatbot a Hojas de cálculo de Google
Sigue estos pasos para vincular tu chatbot de Wati con Hojas de cálculo de Google:
Agrega el nodo de Hoja de cálculo de Google
Abre tu chatbot en el constructor de chatbots de Wati.
Haz clic en el icono del nodo Hoja de cálculo de Google desde el panel izquierdo para agregarlo al flujo del chatbot.
Configura el nodo de Hoja de cálculo de Google
Haz clic en el menú ⋮ (tres puntos) en el nodo y selecciona Editar.
Conecta tu cuenta de Google.
Elige la Hoja de cálculo de Google donde se deben almacenar los datos.
Selecciona la hoja específica dentro de la hoja de cálculo donde se deben guardar los datos.
Configura las opciones de inserción de datos Tienes dos opciones para agregar datos:
Inserta una nueva fila: Usa esta opción para agregar cada nueva entrada de datos como una fila separada. Puedes especificar las variables que se almacenarán en las columnas, asegurándote de que coincidan con las variables definidas en tu chatbot.
Actualiza una fila existente: Usa esto si ya existen datos en la hoja. Define una columna de referencia (una columna existente en la hoja de cálculo) y especifica los valores que se actualizarán.
Ejemplo de configuración
Supón que tienes una hoja de cálculo con una columna llamada Equipo y deseas actualizarla dinámicamente:
Establece la columna de referencia en “Equipo”.
Define qué se debe actualizar cuando un usuario proporciona una nueva entrada.
Ejemplo: Si la hoja de cálculo contiene “Sin equipo”, cualquier nueva respuesta recibida a través del chatbot reemplazará este valor con la información actualizada.
Guarda tu configuración Una vez que se configuren todos los campos, haz clic en Guardar para finalizar la configuración.
¿Cómo funciona?
Cuando los usuarios interactúan con el chatbot, sus respuestas a botones o nodos de lista se recopilan automáticamente y se almacenan en Hojas de cálculo de Google. La configuración de @value del chatbot garantiza que los datos se alineen correctamente con las columnas de la hoja de cálculo.
Ejemplo de un chatbot en funcionamiento
Se utiliza un nodo Botones para recopilar datos.
El campo de valor en el nodo se establece en
@equipment.El nodo de Hoja de cálculo de Google captura este valor y actualiza la hoja de cálculo en consecuencia.
Prueba de tu configuración
Para probar si la integración funciona correctamente:
Envía el chatbot a un usuario a través de Team Inbox.
Configura una palabra clave de automatización para activar el chatbot cuando se use una frase específica.
Ejemplo: Si un usuario escribe “Necesito ayuda con mi equipo”, la palabra clave equipo activará el chatbot.
Los datos se registrarán automáticamente en la Hoja de cálculo de Google configurada.
Puedes compartir la hoja de cálculo con tu equipo para acceder a ella en tiempo real. Con esta configuración, tu equipo puede recopilar, almacenar y acceder a los datos de los clientes de manera fluida sin entrada manual, mejorando la eficiencia y la precisión de los datos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Preguntas generales
1. ¿Qué es la integración de Wati con Hojas de cálculo de Google?
La integración de Wati con Hojas de cálculo de Google es una herramienta de automatización que conecta tus conversaciones de WhatsApp en Wati con tus Hojas de cálculo de Google. Elimina la introducción manual de datos al transferir automáticamente datos estructurados de tus flujos de conversación a una hoja de cálculo elegida.
2. ¿Quién puede beneficiarse de esta integración?
Esta integración es ideal para pequeñas empresas, equipos de soporte y organizaciones que desean optimizar la recopilación de datos, reducir el trabajo manual y gestionar leads, pedidos, encuestas o solicitudes de clientes de forma eficiente.
3. ¿La integración con Hojas de cálculo de Google está incluida en el plan regular de Wati?
No. La integración con Hojas de cálculo de Google es una función adicional y se factura por separado del plan regular de Wati.
Configuración y configuración
4. ¿Cómo conecto mi chatbot a Hojas de cálculo de Google?
Para conectar tu chatbot:
Abre tu chatbot en el constructor de chatbots de Wati.
Agrega el nodo Hoja de cálculo de Google desde el panel izquierdo.
Haz clic en el menú de tres puntos en el nodo y selecciona Editar.
Conecta tu cuenta de Google y elige la hoja de cálculo y la hoja donde se deben almacenar los datos.
Asigna tus variables de Wati (como @nombre o @correo electrónico) a las columnas correspondientes de la hoja de cálculo.
Guarda tu configuración.
5. ¿Cuáles son las opciones de inserción de datos disponibles?
Puedes elegir entre dos opciones:
Insertar una nueva fila: Agrega cada nueva entrada de datos como una fila separada en la hoja de cálculo.
Actualizar una fila existente: Modifica los datos existentes en función de una columna de referencia, como actualizar una columna “Equipo” cuando se recibe una nueva entrada del usuario.
6. ¿Puedo conectar varias cuentas de Google?
Sí. Puedes conectar de forma segura varias cuentas de Google para administrar Hojas de cálculo en diferentes dominios o clientes.
Funciones y funcionalidad
7. ¿Cuáles son las características clave de la integración?
Las características clave incluyen:
Sincronización bidireccional: Envía datos de Wati a Hojas de Cálculo u obtén datos de Hojas de Cálculo para personalizar conversaciones.
Asignación de datos dinámica: Asigna las variables de Wati a columnas o celdas específicas.
Actualizaciones en tiempo real: Captura automáticamente nuevas entradas a medida que los usuarios interactúan con tu número de WhatsApp.
Desencadenantes flexibles: Elige cuándo se envían los datos, como después de enviar un formulario o hacer clic en un botón.
Autenticación sencilla: Conexión de cuenta de Google segura y rápida.
8. ¿Cómo captura Wati los datos de las conversaciones de WhatsApp?
Durante las conversaciones, Wati recopila las entradas de los usuarios a través de botones, respuestas rápidas o bloques de preguntas. Estas respuestas se asignan a las columnas de tu hoja de cálculo y se agregan automáticamente como nuevas filas o se utilizan para actualizar las existentes.
9. ¿Puedo obtener datos de Hojas de cálculo de Google en Wati?
Sí. Con la sincronización bidireccional, puedes recuperar datos de Hojas de cálculo de Google para personalizar las respuestas del chat o rellenar previamente la información durante las interacciones del usuario.
Prueba y resolución de problemas
10. ¿Cómo puedo probar si mi integración funciona correctamente?
Para probar:
Implementa el chatbot a través de Team Inbox o actívalo utilizando una palabra clave de automatización.
Pide a un usuario que interactúe con él proporcionando respuestas.
Verifica que los datos recopilados aparezcan en las columnas correctas de tu Hoja de cálculo de Google configurada.
11. ¿Qué debo hacer si los datos no aparecen en mi Hoja de cálculo de Google?
Comprueba lo siguiente:
Asegúrate de que tu cuenta de Google esté conectada correctamente.
Confirma que los nombres de la hoja de cálculo y la hoja coincidan con la configuración.
Verifica que tus variables en Wati coincidan con los encabezados de las columnas de la hoja de cálculo.
Vuelve a guardar la configuración del nodo de Hoja de cálculo de Google.
Casos de uso
12. ¿Cuáles son algunas formas comunes de usar la integración de Wati con Hojas de cálculo de Google?
Los casos de uso comunes incluyen:
Generación de clientes potenciales: Recopilar los detalles de los clientes y almacenarlos en una hoja de cálculo de “Clientes potenciales”.
Atención al cliente: Registrar los tickets de soporte basados en el chat para su seguimiento.
Gestión de pedidos y reservas: Registrar los detalles del pedido automáticamente.
Encuestas y comentarios: Recopilar y analizar las respuestas en tiempo real.
13. ¿Cómo ayuda esta integración a mejorar la eficiencia?
Al automatizar la transferencia de datos entre Wati y Hojas de cálculo de Google, los equipos eliminan la entrada manual, reducen los errores y obtienen acceso en tiempo real a datos estructurados para su análisis, informes y acciones de seguimiento.
Otros recursos
14. ¿Tiene Wati una política de privacidad?
Sí. Wati tiene una política de privacidad dedicada que explica cómo se recopilan, utilizan y protegen los datos del usuario. Puedes revisarla en el sitio web oficial de Wati para comprender las prácticas de gestión de datos y privacidad de la empresa.