Cómo crear y usar reglas de tiempo recurrentes en Wati

Resumen

Las reglas de rutina basadas en el tiempo le permiten automatizar acciones de forma programada sin tener que esperar a que un cliente envíe un mensaje. Wati verifica los contactos según sus filtros en el momento programado y realiza las acciones configuradas para los contactos que coinciden.

Puede utilizar reglas de rutina para realizar un seguimiento de contactos inactivos, enviar encuestas de satisfacción después de que se resuelvan las conversaciones, dar la bienvenida a nuevos contactos o marcar conversaciones que permanecen abiertas durante demasiado tiempo.

Las reglas de rutina están disponibles en la pestaña Reglas basadas en el tiempo (Time Based Rules) en la página Reglas. Esta guía explica cómo crear, configurar y administrar estas reglas.

Instrucciones

Antes de empezar

Tenga en cuenta los siguientes puntos antes de crear una regla de rutina basada en el tiempo:

• Zona horaria de la cuenta: Todos los horarios programados siguen la zona horaria de su cuenta de Wati. Puede ver la zona horaria en el panel de activación.

• Precedencia de reglas: Las reglas basadas en el tiempo no siguen la precedencia de reglas. No puede cambiar su orden de ejecución.

Cómo crear una regla de rutina basada en el tiempo

Siga estos pasos para crear una regla de rutina:

• Vaya a Automatizaciones > Reglas.

• Haga clic en Crear reglas.

• En Activadores basados en el tiempo (Time based triggers), seleccione Ejecutar en una rutina (Run on a routine).

• En los detalles del activador, seleccione el Canal que desea que utilice la regla. La regla envía mensajes utilizando el número de teléfono asociado a este canal.

• En Repeticiones, elija con qué frecuencia debe ejecutarse la regla:

  • Cada hora: Se ejecuta al comienzo de cada hora.

  • Diariamente: Se ejecuta una vez al día a la hora que especifique.

  • Semanalmente: Se ejecuta en los días que seleccione, a la hora que especifique.

• Mantenga Ejecutar una vez por coincidencia (Runs once per match) habilitado si desea que Wati procese cada contacto solo una vez para la misma coincidencia de filtro. Obtenga más información en la sección Ejecutar una vez por coincidencia.

• Añada al menos 1 bloque de filtro. Cada bloque de filtro debe incluir una condición basada en el tiempo, como Tiempo desde el último mensaje entrante. Puede añadir más condiciones al mismo bloque de filtro para filtrar aún más los contactos.

• Seleccione la acción que Wati debe realizar cuando un contacto coincida con los filtros configurados.

• Guarde la regla y actívela para comenzar a ejecutarla en el horario seleccionado.

Su regla aparecerá en la pestaña Reglas basadas en el tiempo en la página Reglas. Las reglas basadas en eventos permanecen en la pestaña Reglas basadas en eventos.

¿Cómo funciona "Ejecutar una vez por coincidencia"?

La configuración "Ejecutar una vez por coincidencia" evita que el mismo contacto reciba acciones repetidas cada vez que se ejecuta una regla de rutina mientras sigue coincidiendo con los filtros.

Cuando esta configuración está habilitada:

• Primera coincidencia: La regla se ejecuta cuando un contacto coincide con los filtros por primera vez.

• Enfriamiento: La regla no se vuelve a ejecutar para ese contacto mientras este continúe coincidiendo con los mismos filtros.

• Restablecer: La regla puede volver a ejecutarse para ese contacto solo cuando cambia un valor de filtro.

Por ejemplo, si una regla horaria envía un mensaje de seguimiento a los contactos que no han respondido en 24 horas, "Ejecutar una vez por coincidencia" evita que el mismo contacto reciba ese mensaje cada hora.

Cómo configurar filtros para reglas de rutina

Las reglas de rutina utilizan condiciones basadas en el tiempo para identificar contactos según cuánto tiempo ha pasado desde una fecha o evento específico.

Para configurar estas condiciones, seleccione Tiempo relativo a una fecha o evento cuando añada un filtro.

Tenga en cuenta las siguientes reglas:

• Establecer un rango de tiempo usando Entre: Introduzca los valores inicial y final para el rango de tiempo. El valor inicial debe ser menor que el valor final. Puede elegir minutos, horas o días como unidad.

• Usar cada variable de tiempo solo una vez: Puede añadir la misma variable de tiempo solo una vez dentro de una regla.

• Se excluyen los contactos sin el evento requerido: Wati omite los contactos que no tienen el evento necesario para evaluar un filtro basado en el tiempo.

• Combinar condiciones de filtro: Utilice Y y O Continuar si para combinar varias condiciones y especificar qué contactos deben coincidir con la regla.

Ejemplos de reglas de rutina basadas en el tiempo

Puede utilizar reglas de rutina para automatizar seguimientos y otras acciones según el tiempo transcurrido desde un evento específico. Estos son algunos casos de uso comunes:

1. Seguimiento después de actualizar un contacto

• Programación: Diariamente

• Filtro: Tiempo desde la actualización del contacto está entre 7 y 8 días.

• Acción: Enviar un mensaje de plantilla.

2. Identificar contactos que han dejado de responder

• Programación: Cada hora

• Filtro: Tiempo desde el último mensaje entrante está entre 24 y 25 horas.

• Acción: Actualizar un atributo de contacto, como Temperatura del lead = Cálido.

3. Enviar un mensaje de venta adicional (upsell) después de resolver una conversación

• Programación: Diariamente

• Filtros: Tiempo desde que se resolvió la conversación está entre 7 y 8 días, y un atributo de contacto coincide con una condición, como Plan = Starter.

• Acción: Iniciar una Secuencia o enviar un mensaje de plantilla.

4. Enviar mensajes a los clientes antes de que cierre la ventana de atención al cliente de 24 horas de WhatsApp

• Programación: Cada hora

• Filtro: Tiempo restante en la ventana de 24 horas de atención al cliente de WhatsApp está entre 1 y 2 horas.

• Acción: Enviar un mensaje de plantilla.

5. Recopilar comentarios después de resolver una conversación

• Programación: Cada hora

• Filtro: Tiempo desde que se resolvió la conversación está entre 1 y 2 horas.

• Acción: Enviar un mensaje de encuesta de satisfacción.

6. Dar la bienvenida a nuevos contactos

• Programación: Cada hora

• Filtros: Tiempo desde la creación del contacto está entre 1 y 2 horas, y existe un atributo de contacto, como Plan.

• Acción: Enviar un mensaje de plantilla.

7. Marcar conversaciones que permanecen abiertas demasiado tiempo

• Programación: Cada hora

• Filtros: Estado del chat = Abierto, y Tiempo desde que se abrió la conversación está entre 4 y 5 horas.

• Acción: Actualizar un atributo de contacto para marcar la conversación o asignarla a un equipo.

8. Enviar un seguimiento único a los contactos marcados

• Programación: Diariamente

• Filtros: Tiempo desde la actualización del contacto está entre 1 y 7 días, y Seguimiento = Sí.

• Acción: Iniciar un chatbot que envíe un mensaje de plantilla y luego actualizar el atributo Seguimiento a No.

Uso y limitaciones de las reglas de rutina

Tenga en cuenta estos puntos al utilizar reglas de rutina basadas en el tiempo:

• Uso de automatización: Escanear contactos con filtros es gratuito. Solo las acciones ejecutadas para los contactos coincidentes cuentan para su uso de automatización.

• Sin uso de automatización restante: Si a su cuenta no le queda uso de automatización, la regla se omite para esa ejecución.

• Editar reglas activas: Si edita una regla que ya está activa, Wati utiliza la última versión guardada para las ejecuciones posteriores.

• Un canal por regla: Cada regla de rutina puede utilizar solo 1 canal.

¿Cómo funciona la precedencia de reglas para las reglas de rutina?

La precedencia de reglas no se aplica a las reglas de rutina basadas en el tiempo. Estas reglas se ejecutan de forma independiente según sus programaciones configuradas y no se pueden reordenar.

Si 2 reglas de rutina basadas en el tiempo coinciden con el mismo contacto durante la misma ejecución, ambas reglas se ejecutarán.

Preguntas frecuentes (FAQs)

Solución de problemas de reglas de rutina basadas en el tiempo

1. ¿Por qué mi regla de rutina basada en el tiempo no envió mensajes a algunos contactos?

Algunas acciones en las reglas de rutina basadas en el tiempo requieren una ventana de atención al cliente de 24 horas de WhatsApp abierta. Las siguientes acciones solo funcionan cuando la ventana de 24 horas está abierta:

• Enviar mensaje

• Enviar catálogo

• Iniciar chatbot

• Iniciar Astra AI Agent

Para enviar mensajes a contactos fuera de la ventana de atención al cliente de 24 horas, utilice "Enviar mensaje de plantilla" en su lugar.

Administración de reglas de rutina basadas en el tiempo

2. ¿Dónde puedo encontrar mis reglas de rutina basadas en el tiempo?

Vaya a Automatizaciones > Reglas y abra la pestaña Reglas basadas en el tiempo. Las reglas de rutina basadas en el tiempo aparecen en esta pestaña, mientras que las reglas basadas en eventos aparecen en la pestaña Reglas basadas en eventos.

3. ¿Puedo cambiar el orden de ejecución de las reglas de rutina basadas en el tiempo?

No. Las reglas de rutina basadas en el tiempo no se pueden reordenar porque la precedencia de reglas se aplica solo a las reglas basadas en eventos. Las reglas de rutina basadas en el tiempo se ejecutan de forma independiente según sus programaciones configuradas.

4. ¿Puedo usar varios números de teléfono en una regla de rutina basada en el tiempo?

No. Cada regla de rutina basada en el tiempo admite solo 1 canal. La regla envía mensajes utilizando el número de teléfono asociado al canal seleccionado.

Uso y límites de automatización

5. ¿El escaneo de contactos con reglas de rutina basadas en el tiempo cuenta para el uso de la automatización?

No. Escanear contactos y comprobar si coinciden con los filtros configurados es gratuito. Solo las acciones ejecutadas para los contactos que coinciden con los filtros cuentan para su uso de automatización.